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Austausch möglich - Project, Outlook und Sharepoint Team Services im Zusammenspiel
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In einem Projekt zum Aufbau einer PKI
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stehen die Microsoftprodukte Outlook§,
Project, InternetExplorer und SharePoint Team Service zur
Information und Datenhaltung zur Verfügung. Mit einem externen Auftragnehmer
ist die Planung und Durchführung des Projektes mit MS Project vereinbart, die
Projektleitung und einige Mitglieder nutzen unter MS Exchange
Öffentliche Ordner zum Informationsaustausch, während andere Mitglieder
über SharePoint Team Service bzw. ein Intranet-Angebot informiert werden.
Das Datenmodell von Outlook wird auf Grund zahlreicher Veröffentlichungen auch und gerade an dieser Stelle als bekannt vorausgesetzt und nicht beschrieben.
MS Project MS Project ist ein Programm für Projektmanagement, d.h. es hilft beim Planen, Organisieren und Verwalten von Vorgängen und Ressourcen zum Erreichen eines definierten Ziels. In der Regel gibt es innerhalb eines Projekts Einschränkungen bezüglich Zeit, Ressourcen oder Kosten. Die Bearbeitung in MS Project erfolgt auf der Basis eines Projektplanes. Dieser kann einfach eine Liste von Vorgängen mit ihren Anfangs- und Endterminen, er kann jedoch auch komplex sein und aus Tausenden von unabhängigen Vorgängen und Ressourcen bestehen.
In Abbildung 1 ist ein Beispiel für die Darstellung eines Projektes gegeben.
In der linken Hälfte können nach Einstellung
durch den Anwender Bezeichnung, Beginn, Ende, Dauer, Resourcenverbrauch aller
Teilaktivitäten
u.v.m dargestellt werden. In der rechten Hälfte werden diese Daten in einer
grafischen Repräsentation auf einer Zeitachse aufbereitet. Abhängigkeiten
zwischen den Produkten werden durch Pfeile repräsentiert. In Abbildung 2 ist
das Objekt-Modell von MS Project Version 2002 dargestellt. Im hier
beschriebenen Zusammenhang ist lediglich das Task-Objekt bzw. die
Tasks-Auflistung von Bedeutung.
Set appMsProject = GetObject("", "MSProject.Application") die im String msp_Datei bezeichnete Datei zum Lesen geöffnet. Mit
Set mspProjekt = appMsProject.Projects(1)
wird auf das erste Projekt instantiiert. Über die count-Eigenschaft der
Liste der Aufgaben mspProjekt.Tasks wird die
Anzahl der Aufgaben ermittelt und zusammen mit dem Projektnamen
mspProjekt.Name in einer MessageBox dargestellt.
Sie sind ein einfaches Hilfsmittel um die Kommunikation und den
Informationsaustausch in
Projektteams zu
unterstützen und sind ( kostenloser ) Bestandteil von MS FrontPage 2002. Mit
ihnen können Projektgruppen einfach und schnell die Zusammenarbeit und
Aufgabenverteilung über Team-Websites organisieren. Diese ermöglichen die
Einrichtung zentraler Foren, in denen Teammitglieder Termine, Aufgaben,
Dokumente, Kontakte und Ankündigungen veröffentlichen können.
Abbildung 4 stellt eine typische SharePoint Team Service - Seite
dar, wie sie ohne Anwendung von Zusatzsoftware binnen ( weniger als 10 )
Minuten erstellt werden kann
conn.Open "Provider=MSDASQL.1;Data Source =SPTS;"[2]
die Verbindung zur Datenbank und der Tabelle mit den Terminen hergestellt und über die Select-Abfrage werden alle Datensätze ausgewählt. Die Auflistung aller Datensätze und Darstellung in einem ListView-Object wird wie folgt vorgenommen
Wend
Die Befehle
werden zum Löschen eventuell vorhandener alter Einträge und zur Beschriftung der Spalten des ListView-Elementes ausgeführt.
Die Projektdaten sind unter
MS Project erstellt und in Dateien mit unterschiedlichem Namen gespeichert.
Für die Projektleitung und einige Projekt-Mitglieder stehen in dem
Öffentlichen Ordner outlook:\\Öffentliche Ordner\Alle Öffentlichen Ordner\PKI_Hessen\
Unterordner für Ms Project Termindaten, Ms Project Aufgaben und für mit
Outlook-Formularen erstellte Aufgaben bereit. Die Mehrzahl
der Projekt-Mitglieder hat Zugriff auf eine SharePoint Team Service
Anwendung der im vorherigen Abschnitt beschriebenen Art. Um eine einheitliche
Datenhaltung in allen
Datenspeichern sicher zustellen, werden mit dem im folgenden kurz
beschriebenen Programm Set mspProjekt = appMsProject.Projects(1) S
auf ein falsches Projekt verweisen. Set aTermin = appOut.CreateItem(olAppointmentItem) und
aTermin.Move Projekt_Kalender
conn.Open "Provider=MSDASQL.1;Data Source =SPTS;"
wird der Zugriff auf die Tabelle von SharePoint Team Service vorbereitet.
rec!tp_Title = KDB_Space(mspAufgabe.OutlineLevel -
1) & sInformation rec!tp_Modified = Now() If (Form1.chk_Neu) AND (iErledigt < 100) Then rec!tp_Created = Now() Else rec!tp_Created = Now() - 2 End If rec!tp_Version = 1 rec!tp_Beginn = dAnfang rec!tp_Ende = dEnde rec!tp_Erledigt = iErledigt / 100
Mit rec.Update wird
der Eintrag endgültig in der Tabelle gespeichert. rec!tp_Author = ID_Nummer
erweitert werden, damit die
Autorenschaft der Einträge transparent bleibt.
Sharepoint Team Service ist
ein einfach zu bedienendes Informationssystem für Projekte und fügt sich
relativ übersichtlich in die Datenstruktur der Office Produkte ein. Mit wenig
Aufwand gelingt es deshalb die Daten zwischen beiden Welten auszutauschen und
den Nutzern eine einheitliche Sicht auf die Informationen zu verschaffen.
Abbildung 1 Darstellung eines Projektplanes in MS
Project
Abbildung 2 Object Modell von MS Project
Abbildung 3 Strukturierte Ausgabe durch Nutzung von Space(mspAufgabe.OutlineLevel - 1)
Abbildung 4 Startseite von SharePoint TeamService
Abbildung 5
Tabellenübersicht für SharePoint TeamService
Abbildung 7 Erstellen einer benutzerdefinierten Seite
Abbildung 8 Festlegung der Seitenparameter
Abbildung 9 Festlegung der Spaltenparameter
Abbildung 10 Definition einer Ansicht zum Anzeigen gemeldeter Hardware-Fehler
Dim appMsProject As
MSProject.Application
Set appMsProject = GetObject("",
"MSProject.Application") litem.SubItems(2) = mspAufgabe.Finish
litem.SubItems(3) =
mspAufgabe.PercentComplete Listing 1 Darstellen von Informationen aus MS Project in einem ListView Element
Dim comm As New ADODB.Command
Listing
2 Darstellen der Termine aus SharePoint Team
Service und Darstellung in ListView-Element.
'
---------------------------------------- Listing 4 Kopieren von Aufgaben aus einem Öffentlichen Ordner nach SharePoint Team Service
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